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- Quelles formations l’employeur doit-il déclarer dans le passeport de prévention ?
- Les quatre catégories de formations en santé et sécurité au travail
- Dans quel délai la déclaration doit-elle être faite ?
- Que se passe-t-il si l’organisme de formation n’a pas déclaré ?
- Le calendrier à retenir d’ici le 1er janvier 2027
- Comment organiser la déclaration sans y passer ses trimestres ?
- Ce que la traçabilité des compétences déplace dans l’entreprise
Le passeport de prévention est un service numérique de l’État qui centralise, salarié par salarié, les formations suivies en santé et sécurité au travail. Créé par la loi du 2 août 2021 à la suite de l’accord national interprofessionnel du 9 décembre 2020, il est géré par la Caisse des Dépôts pour le compte du ministère du Travail. Il transforme une obligation de formation en obligation de traçabilité.
Les organismes de formation y déclarent depuis le 1er septembre 2025. Les employeurs disposent de leur propre espace depuis le 16 mars 2026, et les travailleurs accéderont au leur le 16 novembre 2026. Entre ces jalons, le décret n° 2026-496 du 12 juin 2026 a prolongé la période transitoire jusqu’au 31 décembre 2026, ce qui déplace plusieurs échéances déclaratives. La fenêtre de tolérance se referme dans moins de quatre mois.
Beaucoup de directions des ressources humaines ont ouvert leur espace sans y déclarer grand-chose, faute de savoir ce qui relève réellement de l’obligation. Quelles formations faut-il déclarer, dans quels délais, et que se passe-t-il quand personne ne le fait ?
Quelles formations l’employeur doit-il déclarer dans le passeport de prévention ?
L’employeur déclare les formations en santé et sécurité au travail qu’il dispense lui-même en interne. Quatre conditions cumulatives, fixées par le décret n° 2025-748 du 1er août 2025, commandent cette obligation. Jusqu’au 31 décembre 2026, le périmètre reste volontairement restreint aux formations les plus structurantes.
Une formation entre dans le champ déclaratif si elle intervient en matière de santé et de sécurité au travail, si elle est dispensée dans le cadre de l’entreprise, si elle donne lieu à la délivrance d’une attestation, d’un certificat ou d’un diplôme, et si elle comporte des compétences transférables à un poste similaire. Les quatre conditions doivent être réunies simultanément, un point que le simulateur mis en ligne sur le portail d’information permet de trancher en quelques clics.
Les formations dispensées par un organisme extérieur relèvent, elles, de la déclaration de cet organisme. L’employeur n’a pas à les saisir, mais il doit les vérifier dans le même délai, obligation distincte et souvent oubliée.
Les quatre catégories de formations en santé et sécurité au travail
La réglementation classe les formations selon leur degré d’encadrement, et ce classement commande le calendrier applicable : les deux premières catégories sont exigibles depuis mars 2026, les deux dernières à compter de 2027.
- Les formations obligatoires, strictement encadrées par la réglementation ;
- Les formations conditionnant la délivrance par l’employeur d’une autorisation d’occuper un poste, comme les habilitations électriques ou les autorisations de conduite ;
- Les formations répondant à un objectif spécifique prévu par un texte ;
- Les formations relevant de l’obligation générale de formation à la sécurité qui pèse sur l’employeur.
Un chantier de construction illustre bien la mécanique. Une formation au montage d’échafaudages relève des deux premières catégories, donc du régime déjà applicable, tandis qu’un rappel général sur les gestes et postures attendra le 1er janvier 2027.
Dans quel délai la déclaration doit-elle être faite ?
Depuis le 16 mars 2026, la déclaration intervient dans un délai de neuf mois suivant la fin du trimestre au cours duquel la formation s’est achevée. Ce délai tombe à six mois le 1er janvier 2027, et il couvrira alors les quatre catégories de formations, selon le portail d’information du passeport de prévention.
Le raisonnement se fait donc par trimestre civil, jamais par date de session. Une habilitation délivrée le 12 février se rattache au premier trimestre, dont la fin fixe le point de départ du compte à rebours. Cette règle de calcul explique la plupart des retards constatés chez les entreprises qui raisonnaient en date d’attestation.
Les mêmes délais valent pour la vérification des déclarations effectuées par les organismes de formation. Dans cette fenêtre, l’employeur peut faire corriger ou compléter une saisie, ce qui suppose une revue périodique plutôt qu’un contrôle au fil de l’eau.
Que se passe-t-il si l’organisme de formation n’a pas déclaré ?
L’employeur reprend la main. En l’absence de déclaration par l’organisme dans le délai qui lui est imparti, il doit renseigner lui-même la formation dans les neuf mois suivant l’expiration de ce délai. Une déclaration non vérifiée est réputée validée dans le passeport du titulaire, avec les données saisies par l’organisme.
Le silence produit donc deux effets opposés selon le côté où il se place. Côté organisme, il transfère la charge déclarative à l’entreprise. Côté employeur, il fige des données qu’il n’a pas contrôlées et qui suivront le salarié chez son prochain employeur. La vérification n’est pas une formalité de confort, elle est le seul moment où une erreur se corrige.
Le calendrier à retenir d’ici le 1er janvier 2027
Cinq échéances se succèdent d’ici au printemps 2027, chacune visant un acteur différent de la chaîne déclarative.
| Échéance | Qui est concerné | Ce qui est attendu |
|---|---|---|
| 30 septembre 2026 | Organismes de formation | Déclaration des formations réalisées entre septembre et décembre 2025 |
| 15 novembre 2026 | Organismes habilités par un certificateur | Déclaration des certifications du répertoire spécifique, sous six mois |
| 16 novembre 2026 | Travailleurs | Ouverture de leur espace personnel et des déclarations complémentaires |
| 31 décembre 2026 | Employeurs | Fin de la période transitoire et de la fenêtre de vérification élargie |
| 1er avril 2027 | Employeurs | Déclaration des formations internes réalisées du 16 au 31 mars 2026 |
La date du 31 décembre 2026 concentre l’essentiel de l’enjeu. Elle referme à la fois le périmètre restreint et le délai de neuf mois, deux souplesses qui avaient été accordées à la demande des partenaires sociaux pour tenir compte des conditions réelles de déploiement.
Comment organiser la déclaration sans y passer ses trimestres ?
L’accès se fait avec les identifiants Net-entreprises, ceux-là mêmes qui servent déjà à la déclaration sociale nominative. Deux formats de saisie coexistent : le justificatif de réussite, qui atteste des compétences acquises, et l’attestation de formation, qui confirme la participation à une session. Le choix du format engage la valeur probante de la ligne inscrite au passeport.
Une solution d’import de masse par fichier est accessible depuis le 9 juillet 2026, ce qui change l’échelle de traitement pour les entreprises multi-sites. Le rythme trimestriel se prête bien à un rapprochement avec le plan de formation et avec le document unique d’évaluation des risques, dont la mise à jour mobilise les mêmes informations.
La charge administrative s’ajoute à d’autres évolutions de la rentrée, notamment l’avance des frais de formation désormais demandée aux entreprises. Le service formation devient un point de passage réglementaire, là où il était encore souvent traité comme une fonction support.
Ce que la traçabilité des compétences déplace dans l’entreprise
Un passeport alimenté correctement fait apparaître ce qu’aucun tableur ne montrait : les habilitations qui expirent, les postes occupés sans autorisation à jour, les formations refaites deux fois parce que le précédent employeur n’avait rien tracé. La donnée déclarée devient un instrument de pilotage autant qu’une pièce de conformité.
Fort de ses compétences reconnues et multidisciplinaires, l’INRS met son expertise au service des politiques publiques et de l’ensemble des entreprises pour promouvoir une véritable culture de prévention, visant à réduire durablement les risques et à améliorer la santé et la sécurité de tous.
Stéphane Pimbert, directeur général de l’INRS, à propos du lancement du Plan santé au travail 2026-2030, actualité publiée le 11 juin 2026
Le dispositif s’inscrit dans le plan national de santé au travail présenté en juin 2026, qui fait de la prévention des accidents graves et mortels sa première orientation. La traçabilité n’évite aucun accident par elle-même, elle rend visible ce qui manquait avant qu’il ne survienne, et c’est sur ce terrain que se jouera l’utilité réelle du passeport.
